THỦ TỤC CÔNG BỐ HỢP CHUẨN - CÔNG BỐ HỢP QUY SẢN PHẨM

Theo Luật tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật 2006 thì: Công bố hợp chuẩn và Công bố hợp quy đều là hoạt động của tổ chức, cá nhân tự công bố sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường phù hợp với các quy định tương ứng. Tuy nhiên công bố hợp chuẩn và công bố hợp quy cũng có những điểm khác nhau.

I. TIÊU CHUẨN VÀ QUY CHUẨN KỸ THUẬT

1. Tiêu chuẩn là gì?

“Tiêu chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của các đối tượng này. Tiêu chuẩn do một tổ chức công bố dưới dạng văn bản để tự nguyên áp dụng.”(theo Khoản 1, Điều 3, Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật)

Theo như trên, thì tiêu chuẩn được áp dụng trên nguyên tắc tự nguyện. Tuy nhiên, khi toàn bộ hoặc một phần tiêu chuẩn cụ thể được viện dẫn trong văn bản quy phạm pháp luật, quy chuẩn kỹ thuật thì trở thành bắt buộc áp dụng.

Nói vậy có nghĩa là, nếu bạn nhập khẩu hàng hóa thì có thể bỏ qua phần tiêu chuẩn này, khi nếu chỉ xét tới việc thông quan hàng hóa.

2. Quy chuẩn kỹ thuật là gì?

“Quy chuẩn kỹ thuật là quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội phải tuân thủ để bảo đảm an toàn, vệ sinh, sức khỏe con người; bảo vệ động vật, thực vật, môi trường; bảo vệ lợi ích và an ninh quốc gia, quyền lợi của người tiêu dùng và các yêu cầu cần thiết khác. Quy chuẩn kỹ thuật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dưới dạng văn bản để bắt buộc áp dụng”.(theo Khoản 2, Điều 3, Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật)

Như vậy, Quy chuẩn kỹ thuật được áp dụng bắt buộc trong hoạt động sản xuất, kinh doanh và tất nhiên gồm cả hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa.

Là nhà nhập khẩu (hay nhà sản xuất), bạn cần lưu ý thông thường yêu cầu chất lượng của sản phẩm theo tiêu chuẩn không được thấp hơn các quy định kỹ thuật tương ứng cho cùng loại sản phẩm nêu trong quy chuẩn.

II. CÔNG BỐ HỢP CHUẨN - CÔNG BỐ HỢP QUY LÀ GÌ?

Cả 2 khái niệm này đều được quy định trong văn bản luật như sau:

1. Công bố hợp chuẩn là gì?

“Công bố hợp chuẩn là việc tổ chức, cá nhân tự công bố đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn phù hợp với tiêu chuẩn tương ứng.” (theo Khoản 8, Điều 3, Luật tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật)

Khái niệm này được quy định cụ thể hơn tại Thông tư 28/2012/TT-BKHCN của Bộ Khoa học và Công nghệ:

“Công bố hợp chuẩn là việc tổ chức, cá nhân tự công bố sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường phù hợp với tiêu chuẩn tương ứng.”

Thông tư đó cũng nêu rõ: công bố hợp chuẩn là hoạt động tự nguyện, không bắt buộc với hàng xuất nhập khẩu. Do đó, nhà nhập khẩu tự cân nhắc có muốn làm công bố cho hàng của mình hay không.

Thực tế thì cũng ít thấy chủ hàng làm công bố hợp chuẩn cho hàng nhập khẩu của mình. Có chăng họ chỉ làm sau khi hàng đã nhập xong, trước khi phân phối ra thị trường. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng làm cho hàng sản xuất trong nước.

Nếu doanh nghiệp muốn làm hợp chuẩn, thì thủ tục gồm 1 số bước chính như sau:

1. Đánh giá sản phẩm phù hợp với tiêu chuẩn nào: doanh nghiệp tự đánh giá hoặc thông qua 1 tổ chức chứng nhận. Nếu việc đánh giá do 1 tổ chức chứng nhận đã đăng ký tiến hành, thì Giấy chứng nhận hợp chuẩn do tổ chức đó cấp sẽ được xác nhận bằng dấu hợp chuẩn. Nếu doanh nghiệp tự đánh giá, thì không được sử dụng dấu hợp chuẩn.

2. Đăng ký hồ sơ hợp chuẩn tại Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức, cá nhân sản xuất đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký hộ kinh doanh (sau đây viết tắt là Chi cục).Bổ sung chỉnh sửa để hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.

3. Chi cục TCĐLCL ban hành Thông báo tiếp nhận hồ sơ công bố hợp chuẩn cho Doanh nghiệp.

Hồ sơ đăng ký công bố hợp chuẩn:

Tổ chức, cá nhân công bố hợp chuẩn lập 02 (hai) bộ hồ sơ công bố hợp chuẩn, trong đó 01 (một) bộ hồ sơ nộp trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu điện tới Chi cục và 01 (một) bộ hồ sơ lưu giữ tại tổ chức, cá nhân. Thành phần hồ sơ được quy định như sau:

TH1. Trường hợp công bố hợp chuẩn dựa trên kết quả chứng nhận hợp chuẩn của tổ chức chứng nhận đã đăng ký (bên thứ ba), hồ sơ công bố hợp chuẩn gồm:

a) Bản công bố hợp chuẩn (theo Mẫu 2. CBHC/HQ quy định tại Phụ lục III Thông tư này);

b) Bản sao y bản chính giấy tờ chứng minh về việc thực hiện sản xuất, kinh doanh của tổ chức, cá nhân công bố hợp chuẩn (Giấy đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Quyết định thành lập hoặc Giấy tờ khác theo quy định của pháp luật);

c) Bản sao y bản chính tiêu chuẩn sử dụng làm căn cứ để công bố;

d) Bản sao y bản chính Giấy chứng nhận hợp chuẩn do tổ chức chứng nhận đã đăng ký cấp kèm theo mẫu dấu hợp chuẩn.

Trong quá trình xem xét hồ sơ, nếu cần thiết sẽ xem xét, đối chiếu với bản gốc hoặc yêu cầu bổ sung bản sao có chứng thực.

TH2. Trường hợp công bố hợp chuẩn dựa trên kết quả tự đánh giá của tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh (bên thứ nhất), hồ sơ công bố hợp chuẩn gồm:

a) Bản công bố hợp chuẩn (theo Mẫu 2. CBHC/HQ quy định tại Phụ lục III Thông tư này);

c) Bản sao y bản chính tiêu chuẩn sử dụng làm căn cứ để công bố;

d) Trường hợp tổ chức, cá nhân công bố hợp chuẩn chưa được tổ chức chứng nhận đã đăng ký cấp giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn về hệ thống quản lý (ISO 9001, ISO 22000, HACCP…), thì hồ sơ công bố hợp của tổ chức, cá nhân phải có quy trình sản xuất kèm theo kế hoạch kiểm soát chất lượng được xây dựng, áp dụng (theo Mẫu 1. KHKSCL quy định tại Phụ lục III Thông tư này) và kế hoạch giám sát hệ thống quản lý;

đ) Trường hợp tổ chức, cá nhân công bố hợp chuẩn được tổ chức chứng nhận đã đăng ký cấp giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn về hệ thống quản lý (ISO 9001, ISO 22000, HACCP…), thì hồ sơ công bố hợp của tổ chức, cá nhân phải có bản sao y bản chính Giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn về hệ thống quản lý còn hiệu lực;

e) Báo cáo đánh giá hợp chuẩn (theo Mẫu 5. BCĐG quy định tại Phụ lục III Thông tư này) kèm theo bản sao y bản chính Phiếu kết quả thử nghiệm mẫu trong vòng 12 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ công bố hợp chuẩn của tổ chức thử nghiệm đã đăng ký.

Trong quá trình xem xét hồ sơ, nếu cần thiết sẽ xem xét, đối chiếu với bản gốc hoặc yêu cầu bổ sung bản sao có chứng thực.

2. Công bố hợp quy là gì?

“Công bố hợp quy là việc tổ chức, cá nhân tự công bố đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực quy chuẩn kỹ thuật phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng” (theo Khoản 9, Điều 3, Luật tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật)

Cụ thể hơn là việc tổ chức, cá nhân tự công bố sản phẩm, hàng hóa phù hợp với quy chuẩn tương ứng, theo Khoản 2, Điều 3, Thông tư 28/2012/TT-BKHCN.

Công bố hợp quy là hoạt động bắt buộc, là điều kiện tiên quyết để đưa sản phẩm, hàng hóa ra thị trường.

Nhà nhập khẩu cần nắm rõ hàng hóa của mình có thuộc đối tượng phải công bố hợp chuẩn hay công bố hợp quy hay không, căn cứ như sau:

Đối với sản phẩm, hàng hóa có khả năng gây mất an toàn (gọi là sản phẩm, hàng hoá nhóm 2) thì các Bộ ngành sẽ quy định cụ thể các tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu bắt buộc áp dụng. Cần căn cứ vào danh mục sản phẩm, hàng hóa có khả năng gây mất an toàn được các Bộ ban hành công bố để nhận biết. Các nhà sản xuất, nhập khẩu sản phẩm, hàng hóa nhóm 2 bắt buộc phải thực hiện công bố hợp quy cho sản phẩm, hàng hóa của mình.
Đối với sản phẩm, hàng hóa không có khả năng gây mất an toàn (gọi là sản phẩm, hàng hóa nhóm 1) thì nhà sản xuất, nhà nhập khẩu cần công bố hợp chuẩn cho sản phẩm, hàng hóa của mình. Như trên đã nói, hoạt động đó là tự nguyện, không bắt buộc.

Như vậy, nếu hàng bạn định nhập khẩu thuộc diện phải công bố hợp quy (hàng nhóm 2) thì cần thực hiện sớm, tránh trường hợp hàng chờ công bố phải nằm ở cảng gây phát sinh thời gian, chí phí.

Các bước làm thủ tục công bố hợp quy như sau (xem chi tiết trong Thông tư 28):

1. Đánh giá sự phù hợp của sản phẩm với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng. Doanh nghiệp có thể tự đánh giá, hoặc thông qua tổ chức chứng nhận được chỉ định để tiến hành thực hiện.

2. Chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký chứng nhận hợp quy tới tổ chức chứng nhận (có thể gửi tới Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng hoặc trung tâm kỹ thuật tiêu chuẩn đo lường chất lượng nhất định).

3. Sau khi tiến hành đánh giá, kiểm nghiệm và thẩm xét hồ sơ thì tổ chức chứng nhận sẽ cấp giấy chứng nhận hợp quy, dấu hợp quy và hướng dẫn sử dụng dấu cho chủ hàng.

4. Nộp hồ sơ đăng ký công bố hợp quy tại cơ quan chuyên ngành do Bộ quản lý ngành, lĩnh vực và Ủy ban nhân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ định.

5. Cơ quan chuyên ngành ban hành Thông báo tiếp nhận hồ sơ công bố hợp quy.

Hồ sơ đăng ký công bố hợp quy

Tổ chức, cá nhân công bố hợp quy lập 02 (hai) bộ hồ sơ công bố hợp quy, trong đó 01 (một) bộ hồ sơ nộp trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu điện tới cơ quan chuyên ngành và 01 (một) bộ hồ sơ lưu giữ tại tổ chức, cá nhân. Thành phần hồ sơ được quy định như sau:

TH1. Trường hợp công bố hợp quy dựa trên kết quả chứng nhận hợp quy của tổ chức chứng nhận được chỉ định (bên thứ ba), hồ sơ công bố hợp quy bao gồm:

a) Bản công bố hợp quy (theo Mẫu 2. CBHC/HQ quy định tại Phụ lục III Thông tư này);

b) Bản sao y bản chính giấy tờ chứng minh về việc thực hiện sản xuất, kinh doanh của tổ chức, cá nhân công bố hợp quy (Giấy đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy đăng ký kinh doanh hoặc Đăng ký hộ kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Quyết định thành lập hoặc Giấy tờ khác theo quy định của pháp luật);

c) Bản sao y bản chính giấy chứng nhận phù hợp quy chuẩn kỹ thuật tương ứng do tổ chức chứng nhận được chỉ định cấp kèm theo mẫu dấu hợp quy của tổ chức chứng nhận được chỉ định cấp cho tổ chức, cá nhân.

Trong quá trình xem xét hồ sơ, nếu cần thiết sẽ xem xét, đối chiếu với bản gốc hoặc yêu cầu bổ sung bản sao có công chứng;

TH2. Trường hợp công bố hợp quy dựa trên kết quả tự đánh giá của tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh (bên thứ nhất), hồ sơ công bố hợp quy bao gồm:

a) Bản công bố hợp quy (theo Mẫu 2. CBHC/HQ quy định tại Phụ lục III Thông tư này);

c) Trường hợp tổ chức, cá nhân công bố hợp quy chưa được tổ chức chứng nhận đã đăng ký cấp giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn về hệ thống quản lý (ISO 9001, ISO 22000, HACCP…), thì hồ sơ công bố hợp quy của tổ chức, cá nhân phải có quy trình sản xuất kèm theo kế hoạch kiểm soát chất lượng được xây dựng, áp dụng (theo Mẫu 1. KHKSCL quy định tại Phụ lục III Thông tư này) và kế hoạch giám sát hệ thống quản lý;

d) Trường hợp tổ chức, cá nhân công bố hợp quy được tổ chức chứng nhận đã đăng ký cấp giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn về hệ thống quản lý (ISO 9001, ISO 22000, HACCP…), thì hồ sơ công bố hợp quy của tổ chức, cá nhân phải có bản sao y bản chính giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn về hệ thống quản lý còn hiệu lực;

đ) Bản sao y bản chính Phiếu kết quả thử nghiệm mẫu trong vòng 12 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ công bố hợp quy của tổ chức thử nghiệm đã đăng ký;

e) Báo cáo đánh giá hợp quy (theo Mẫu 5. BCĐG quy định tại Phụ lục III Thông tư này) kèm theo mẫu dấu hợp quy và các tài liệu có liên quan;

III. LỢI ÍCH CỦA VIỆC CÔNG BỐ HỢP CHUẨN, CÔNG BỐ HỢP QUY

Thực ra, ngoài việc đáp ứng quy định của nhà nước, việc doanh nghiệp làm công bố hợp chuẩn, hợp quy cũng đem lại cho doanh nghiệp những lợi thế nhất định, chẳng hạn:

Hàng hóa có công bố hợp chuẩn, hợp quy tạo được niềm tin ban đầu về nguồn gốc cũng như chất lượng sản phẩm, nhất là khi chủ hàng muốn tham gia thầu hay khi cung cấp sản phẩm vào các dự án, công trình lớn.
Chứng từ về công bố sản phẩm cũng giúp nâng cao khả năng cạnh tranh của hàng hóa trên thị trường.
Giúp nâng cao uy tín cho thương hiệu của doanh nghiệp sản xuất, hoặc nhập khẩu, cũng như cho sản phẩm – hàng hóa

Vẫn biết là có những lợi ích như vậy, nhưng hầu hết các công ty xuất nhập khẩu đều rất ngại va vào những thủ tục này. Lý do chủ yếu là gây phát sinh chi phí, thời gian, và cả công sức.

Cho dù thế nào, nếu hàng thuộc diện bắt buộc phải làm công bố hợp quy, thì chắc chắn khi nhập khẩu bạn cần biết trước và tuân thủ. Còn nếu hàng chỉ thuộc diện khuyến khích tự nguyện, thì làm công bố hay không là quyết định của công ty bạn.

IV. DỊCH VỤ LUẬT NHẬT HÀ CUNG CẤP

Luật Nhật Hà là đơn vị chuyên hỗ trợ các doanh nghiệp tham gia sản xuất và kinh doanh trong lĩnh vực thực phẩm trên toàn quốc. Tại đây, quý khách sẽ được hỗ trợ những vấn đề pháp lý như:

Kiểm tra, tư vấn hồ sơ công bố tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm.
Hỗ trợ công chứng, dịch các tài liệu cần thiết trong quá trình công bố.
Lên chỉ tiêu xét nghiệm, gửi mẫu và nhận kết quả xét nghiệm.
Soạn thảo hồ sơ công bố hợp quy sản phẩm.
Đại diện khách hàng giải quyết các vấn đề phát trình trong suốt quá trình làm thủ tục.
Tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan sau khi công bố.

Luật Nhật Hà luôn sẵn sàng trao đổi, hỗ trợ Quý khách hàng những thông tin cần thiết. Xin vui lòng liên hệ: 0967164636 – 0945603196 để được tư vấn cụ thể.

Trân trọng.!

————————————————————————————

LUẬT NHẬT HÀ

Hotline: 0967164636 - 0945603196

Website: http://luatnhatha.com/

Email: luatnhatha@gmail.com

ĐỐI TÁC - KHÁCH HÀNG

Với nhận thức đầy đủ về trách nhiệm, lương tâm nghề nghiệp trong toàn bộ quá trình thực hiện nhiệm vụ vì mục tiêu của khách hàng, LUẬT NHẬT HÀ đã hợp tác với nhiều đối tác trong nước và nước ngoài và qua các tư duy, hành động cụ thể đã được khách hàng đánh giá cao về năng lực, tâm huyết và hiệu quả công việc