THỦ TỤC THÀNH LẬP CHI NHÁNH, VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Sau khi hoàn tất các thủ tục đăng ký thành lập công ty theo đúng quy định của pháp luật. Doanh nghiệp có thể thực hiện các thủ tục thành lập văn phòng đại diện, thành lập chi nhánh ở các tỉnh, thánh phố khác trong nước cũng như nước ngoài. Vậy hồ sơ, thủ tục  thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện như thế nào?

Trước khi liên hệ với các cơ quan chức năng để có thể thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh, hãy cùng Luật Nhật Hà tìm hiểu kỹ hơn về các loại hình văn phòng ủy quyền này.

I. Hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp đã được quy định trong Luật Doanh nghiệp.

Để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần hoàn thành các thủ tục sau:

1. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện đúng quy định gồm:

• Bản sao hợp lệ Giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ.
• Bản sao chứng thực cá nhân hợp lệ chứng minh thư nhân dân/ thẻ căn cước/ hộ chiếu hoặc hộ khẩu gia đình thay chứng minh thư.
• Giấy tờ chứng minh những địa điểm là địa chỉ mà doanh nghiệp được quyền sử dụng để đăng ký thành lập.
• Hợp đồng dịch vụ tư vấn đối với trường hợp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của các công ty tư vấn ( kèm theo giấy giới thiệu của công ty tư vấn).

2. Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Thông báo thành lập văn phòng đại diện

Nội dung của thông báo gồm: Thông tin doanh nghiệp, tên doanh nghiệp,mã số doanh nghiệp/ mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, thông tin của văn phòng đại diện bao gồm:

• Tên văn phòng đại diện dự kiến thành lập có thể bằng tiếng việt có dấu, tên nước ngoài hoặc tên viết tắt.
• Địa chỉ văn phòng đại diện ghi rõ các thông tin: số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/ xóm/ ấp/ thôn, xã/ phường/ thị trấn, quận/ huyện/ thị xã/ thành phố trực thuộc tỉnh, tỉnh/ thành phố. Thông tin email, website, số điện thoại, số fax.
• Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện: đại diện theo ủy quyền cho lợi ích doanh nghiệp cũng như bảo vệ lợi ích đó.
• Thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện: Họ tên; Giới tính; Ngày, tháng, năm sinh; Thông tin về chứng minh thư/ hộ chiếu/ giấy tờ chứng thực cá nhân khác; Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú; Chỗ ở hiện tại của cá nhân; Chức danh của người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Thông tin đăng ký thuế: Địa chỉ nhận thông báo thuế; Ngày bắt đầu hoạt động; Hình thức hoạch toán; Năm tài chính; Tổng số lao động; Đăng ký xuất nhập khẩu; Thông tin về tài khoản ngân hàng, tài khoản kho bạc; Thông tin các loại thuế phải nộp và nội dung hoạt động chính của văn phòng đại diện.
• Họ tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Một số quyết định cần thiết

• Quyết định của chủ sở hữu đối với công ty TNHH hoặc quyết định của đại hội cổ đông với loại hình công ty cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung về việc thành lập văn phòng đại diện như đối với thông báo thành lập văn phòng đại diện.
• Quyết định bổ nhiệm đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Biên bản họp hội đồng thành viên/ cổ đông về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung về việc thành lập văn phòng đại diện như đối với thông báo thành lập văn phòng đại diện.

3. Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh

Nộp bản giấy tại 1 cửa của Sở kế hoạch đầu tư: Chuẩn bị 1 bộ hồ sơ, kèm hồ sơ pháp lý nộp tại bộ phận 1 cửa. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ sơ bộ, tiếp nhận hồ sơ, hồ sơ tùy vào từng địa bàn cụ thể đẻ đưa vào cho chuyên viên thụ lý thuộc địa bàn quản lý.

Nộp hồ sơ quan cổng thông tin đăng ký kinh doanh quốc gia: Hồ sơ được lập như nộp bản giấy nhưng doanh nghiệp phải scan từng đầu mục hồ sơ dưới dạng được quy định ( pdf, jpg). Sau đó nộp hồ sơ qua tài khoản được Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp.

4. Quy trình thành lập văn phòng đại diện

Để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ. Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ như đã nêu ở trên.

Bước 2: Nộp và hoàn thiện hồ sơ. Doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện theo các phương pháp:

Đăng ký trực tuyến

Doanh nghiệp thực hiện đăng ký thành lập văn phòng đại diện trực tuyến trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Đăng ký trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định và đến nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh.

• Người đại diện của doanh nghiệp nộp hồ sơ theo quy định tại Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, thành phố nơi văn phòng đại diện hoạt động.
• Lệ phí đăng ký kinh doanh là 100.000 VNĐ
• Chuyên viên kiểm tra hồ sơ đầy đủ giấy tờ theo quy định, tiếp nhận hồ sơ và cấp Giấy biên nhận cho doanh nghiệp

Bước 3: Nhận kết quả

Phòng đăng ký sau khi kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ sẽ tiến hành giải quyết hồ sơ của doanh nghiệp.

Sau khoảng 3 ngày làm việc, hồ sơ hợp lệ sẽ được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ được nhận Giấy chứng nhận đăng ký thành lập văn phòng đại diện với nộp hồ sơ bằng bản giấy. Nộp hồ sơ trên cổng điện tử với doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp mang hồ sơ bản cứng đến văn phòng đăng ký kinh doanh để nhận Giấy chứng nhận.

Nếu hồ sơ không hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được nhận thông báo bổ sung hồ sơ theo đúng quy định.

Lưu ý: Đối với doanh nghiệp nộp hồ sơ trên cổng điện tử với doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số, nếu qua 30 ngày không mang bản cứng tới nhận Giấy chứng nhận thì hồ sơ điện tử của doanh nghiệp sẽ bị hủy bỏ.

Ngoài ra, sau khi nhận Giấy chứng nhận, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai thuế môn bài và thực hiện nộp thuế, mức thuế là 1.000.000 VNĐ/năm đối với văn phòng đại diện.

5. Thời gian thành lập văn phòng đại diện

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, sau khi công ty, tổ chức nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện, sau khoảng 5 ngày làm việc, nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của văn phòng đại diện.

II. Quy trình, thủ tục thành lập chi nhánh

Doanh nghiệp muốn phát triển, mở rộng thương hiệu thường có nhu cầu thành lập chi nhánh. Vậy thủ tục thành lập chi nhánh như thế nào?

Để thực hiện các thủ tục thành lập chi nhánh, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện như sau.

1. Hồ sơ thành lập chi nhánh

• Thông báo thành lập chi nhánh có chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
• Quyết định bằng văn bản về việc thành lập chi nhánh
• Biên bản cuộc họp về thành lập chi nhánh (trừ hộ kinh doanh, công ty TNHH 1 thành viên).
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.
• Giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu chi nhánh như: Chứng minh thư/ hộ chiếu/ thẻ căn cước, …
• Bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề đối với các ngành nghề theo quy định (nếu được yêu cầu).
• Giấy tờ ủy quyền cho người thực hiện thủ tục

2. Thủ tục thành lập chi nhánh

Doanh nghiệp có thể hoàn thành các thủ tục thành lập chi nhánh online tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc đến trực tiếp Phòng đăng ký kinh doanh để nộp hồ sơ cứng.

Quy trình hoàn thành thủ tục đăng ký chi nhánh tại Phòng đăng ký kinh doanh:

• Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ và đến tại Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, thành phố nơi muốn thành lập chi nhánh để nộp hồ sơ.
• Phòng đăng ký kinh doanh tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.
• Trong khoảng 3 ngày làm việc, nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận hoạt động của chi nhánh và nộp lệ phí 100.000 VNĐ. Nếu hồ sơ không hợp lệ sẽ được yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Lưu ý:

Khi đặt trụ sở chi nhánh ở tỉnh/ thành phố khác nơi đặt trụ sở chính cần nghiên cứu quy định của pháp luật về nhành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp được phép kinh doanh tại chi nhánh.

3. Quy trình thành lập chi nhánh

Quy trình thực hiện các thủ tục thành lập chi nhánh công ty như sau:

Bước 1: Soạn thảo đầy đủ hồ sơ đăng ký thành lập chi nhánh như đã nêu ở trên.

Bước 2: Tiến hành nộp hồ sơ đăng ký tại Phòng đăng ký kinh doanh của tỉnh/ thành phố nơi đặt chi nhánh. Hoặc nộp hồ sơ quả Cổng thông tin (theo hướng dẫn).

Bước 3: Chờ nhận Giấy chứng nhận thành lập chi nhánh nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Nếu hồ sơ không hợp lệ cần sửa đổi, bổ sung theo phản hồi của Phòng đăng ký kinh doanh.

Bước 4: Nộp hồ sơ qua mạng điện tử cần mang hồ sơ bản gốc tới phòng đăng ký kinh doanh tỉnh/ thành phố để nhận kết quả nếu không dùng chữ ký số công cộng.

4. Thời gian thành lập chi nhánh

Cũng giống thời gian đăng ký văn phòng đại diện, khoảng 3 – 5 ngày làm việc, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sở để tiến hành cấp Giấy chứng nhận hoạt động của chi nhánh hay phản hồi yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ cần thiết.

5. Thành lập chi nhánh ở các tỉnh khác cần chú ý gì?

Hồ sơ thành lập chi nhánh ở khác tỉnh

Thông báo thành lập chi nhánh khác tỉnh (Mẫu tại phụ lục Thông tư số 14/2010/TT – BKH)

Biên bản họp của các thành viên góp vốn/ cổ đông về việc thành lập chi nhánh.

Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh cùng giấy tờ xác nhận cá nhân hợp lệ (Chứng minh thư/ hộ chiếu/ thẻ căn cước).

Bản sao điều lệ công ty (có thể linh động nếu không có).

Thủ tục thành lập chi nhánh khác tỉnh

Bước 1: Nộp hồ sơ đã soạn thảo ở trên tại Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.

Bước 2: Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận thành lập chi nhánh sau 7 ngày làm việc.

Bước 3: Trong 7 ngày làm việc sau khi nhận Giấy chứng nhận thành lập chi nhánh, doanh nghiệp phải có văn bản thông báo tới Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, để bổ sung vào hồ sơ đăng ký kinh doanh cũng như cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Lưu ý khi đăng ký thành lập chi nhánh khác tỉnh

Khi thành lập chi nhánh khác tỉnh phải có con dấu và hóa đơn riêng. Chi nhánh chỉ cần nộp thuế môn bài và thuế GTGT phát sinh. Thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân thì công ty phải đóng. Vì vậy chi nhánh cần làm thủ tục xin cấp dấu và in hóa đơn.

Chi nhánh hạch toán phụ thuộc, khi công ty mẹ đóng cửa thì chi nhánh cũng đóng cửa theo.

Trên đây là các chia sẻ về thủ tục thành lập văn phòng đại diện cũng như quy trình thành lập chi nhánh. Hy vọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quá trình thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện.

Luật Nhật Hà luôn sẵn sàng trao đổi, hỗ trợ Quý khách hàng những thông tin cần thiết. Xin vui lòng liên hệ: 0967164636 – 0945603196 để được tư vấn cụ thể.

Trân trọng.!

————————————————————————————

LUẬT NHẬT HÀ

Hotline: 0967164636 - 0945603196

Website: http://luatnhatha.com/

Email: luatnhatha@gmail.com